Şirket Etkinliklerinde Katılımcı Memnuniyetini Düşüren 7 Operasyon Hatası

Şirket Etkinliklerinde Katılımcı Memnuniyetini Düşüren 7 Operasyon Hatası

Bir şirket etkinliğinde katılımcı memnuniyeti yalnızca iyi bir otel, güçlü bir sahne tasarımı veya kaliteli ikramlarla oluşmaz. Katılımcının havalimanına indiği andan dönüş transferine kadar yaşadığı bütün temas noktaları, etkinlik hakkındaki genel değerlendirmesini etkiler. Bu nedenle başarılı bir kurumsal etkinlik organizasyonu, görünür detaylar kadar arka plandaki planlamanın da doğru kurulmasını gerektirir.

Bir uçuş değişikliğinin transfer ekibine zamanında aktarılmaması, eski bir rooming list üzerinden işlem yapılması veya toplantı programında geçiş sürelerinin hesaba katılmaması küçük bir aksaklık gibi görülebilir. Fakat katılımcı sayısı arttıkça küçük hataların etkilediği kişi ve süreç sayısı da artar.

Social Events olarak şirket toplantıları, incentive programları, konaklama ve transfer süreçlerinde en çok önem verdiğimiz konulardan biri tam olarak budur: katılımcının fark etmediği detayları, sorun ortaya çıkmadan önce yönetmek.

1. Katılımcı listesini yalnızca ad ve soyaddan ibaret görmek

Kurumsal etkinliklerde temel çalışma dosyalarından biri katılımcı listesidir. Ancak iyi hazırlanmış bir liste yalnızca isim ve telefon numarası içermez. Özellikle şehir dışından veya yurt dışından katılım bulunan etkinliklerde şu bilgilerin aynı yapı içerisinde takip edilmesi gerekir:

• Ad ve soyad

• Şirket ve unvan

• Telefon ve e-posta

• Geliş ve dönüş uçuş bilgileri

• Kalkış ve varış havalimanları

• Transfer ihtiyacı

• Otel giriş ve çıkış tarihleri

• Tek veya çift kişilik oda bilgisi

• Oda paylaşımı

• Beslenme tercihleri

• Özel ulaşım veya erişilebilirlik ihtiyacı

• VIP, konuşmacı veya protokol bilgisi

• Etkinlik içerisindeki özel görevler

Buradaki asıl konu listenin ne kadar detaylı olduğu değil, hangi verinin güncel kabul edildiğinin net olmasıdır. Örneğin bir katılımcının dönüş uçuşu 18.00'den 21.30'a değiştiyse yalnızca uçak bileti kaydını güncellemek yeterli değildir. Dönüş transferi de değişmelidir. Otelden çıkış planı etkileniyorsa konaklama ekibi de aynı bilgiyi görmelidir.

Tek bir ana liste neden önemlidir?

Aynı kişinin uçuş bilgisi üç farklı dosyada tutuluyorsa bir süre sonra hangi dosyanın güncel olduğu belirsizleşir. Daha sağlıklı yöntem, tek bir ana veri kaynağı kullanmak ve değişikliklerin buradan ilgili ekiplere aktarılmasını sağlamaktır.

Özellikle büyük katılımlı etkinliklerde şu uygulamalar ciddi hata riskini azaltır:

• Ana listenin bir sorumlusunun olması

• Dosya versiyonlarının tarih ve saatle takip edilmesi

• Eski listelerin kullanılmasının engellenmesi

• Son dakika değişikliklerinin ayrıca işaretlenmesi

• Transfer, otel ve saha ekiplerinin aynı güncel listeyle çalışması

İyi bir etkinlik yönetiminde bilgi yalnızca toplanmaz; kontrollü biçimde dağıtılır.

2. Transfer planını sadece kişi sayısına göre hazırlamak

50 kişinin katılacağı bir etkinlik için araç planlamak, 50 koltuğu karşılayacak araç bulmak anlamına gelmez.

Doğru grup transferi planlamasında şu değişkenlerin birlikte değerlendirilmesi gerekir:

• Uçuş saatleri

• İç hat veya dış hat bilgisi

• Terminal

• Bagaj miktarı

• Katılımcıların terminalden tahmini çıkış süresi

• VIP yolcular

• Otel veya etkinlik alanına mesafe

• Günün trafik yoğunluğu

• Aynı zaman aralığında gelen uçuşlar

Örneğin aynı etkinliğe katılacak 50 kişi, tek uçuşla İstanbul'a geliyorsa yapılacak plan ile bu 50 kişinin sekiz farklı uçuşla gelmesi durumunda yapılacak plan aynı olamaz. Burada önemli kavramlardan biri uçuş kümelendirmesidir.

09.00 ile 09.30 arasında gelen ve benzer terminal çıkış sürelerine sahip katılımcılar aynı araç grubunda değerlendirilebilir. Ancak 09.05'te inen dış hat uçuşuyla 09.10'da inen iç hat uçuşunun yolcularını otomatik olarak aynı transfer grubuna almak doğru olmayabilir.

Uçağın iniş saati, yolcunun araç başında olacağı saat değildir

Özellikle dış hat uçuşlarında pasaport kontrolü  bagaj teslimi ve gümrük süreci hesaba katılmalıdır. Bu nedenle transfer programında yalnızca “Uçak 10.20'de iniyor.” bilgisiyle hareket edilmez. Daha doğru soru “Katılımcı tahmini olarak terminalden ne zaman çıkacak?” olur,

Bagaj hacmi araç seçiminde neden önemlidir?

Bir minibüsün 16 koltuğu olması, 16 yolcu ve 16 büyük valiz için yeterli olacağı anlamına gelmez. Kongre, bayi toplantısı veya birkaç günlük şirket organizasyonlarında katılımcıların bagaj hacmi yüksek olabilir. Buna tanıtım malzemeleri veya özel ekipmanlar da eklenebilir. Bu yüzden araç seçiminde:

koltuk kapasitesi + bagaj hacmi + güzergâh + bekleme süresi

birlikte değerlendirilmelidir.

Kalabalık transferlerde ayrıca bir transfer manifestosu hazırlanması iş akışını kolaylaştırır. Manifestoda katılımcı adı, uçuş bilgisi, araç grubu, telefon numarası, sürücü ve saha sorumlusu gibi bilgiler bulunabilir. Bu sayede havalimanında “kim hangi araçta?” sorusu etkinlik günü çözülmeye çalışılmaz.

3. Otel seçiminde yalnızca oda fiyatına bakmak

Kurumsal konaklamada fiyat önemlidir. Ancak en düşük oda fiyatı her zaman en düşük toplam maliyet anlamına gelmez. Bir otelin toplantı alanına 10 dakika, diğerinin ise 45 dakika uzaklıkta olduğunu düşünelim. İkinci otelin oda fiyatı daha düşük olabilir. Ancak grup her gün etkinlik alanına taşınacaksa aradaki fark şu ek maliyetleri yaratabilir:

• Daha fazla araç kullanımı

• Daha uzun sürücü çalışma süresi

• Yakıt ve transfer giderleri

• Trafik riskinin artması

• Katılımcıların daha erken hareket etmesi

• Dinlenme süresinin azalması

• Program başlangıcına gecikme ihtimali

Bu yüzden kurumsal konaklama planlanırken yalnızca oda fiyatı değil, otelin etkinliğin genel akışına etkisi değerlendirilmelidir.

Grup oteli seçerken hangi detaylar gerçekten önemlidir?

Özellikle yüksek katılımlı şirket etkinliklerinde şu konular önceden kontrol edilmelidir:

• Büyük araçların otele rahatça yanaşıp yanaşamadığı

• Grup check-in için ayrı alan oluşturulup oluşturulamayacağı

• Resepsiyon kapasitesi

• Kahvaltı alanının grup büyüklüğüne uygunluğu

• Toplantı salonlarının odalara uzaklığı

• Erken gelen misafirler için bagaj alanı

• VIP misafirler için hızlı giriş imkânı

• Toplantı salonlarının aynı anda başka gruplar tarafından kullanılıp kullanılmadığı

• Yoğun trafik saatlerinde transfer süresinin nasıl değiştiği

Örneğin 80 kişinin aynı anda otele giriş yapacağı bir programda resepsiyonun standart bireysel check-in yöntemiyle ilerlemesi uzun kuyruklar oluşturabilir. Bu durumda oda kartlarının önceden hazırlanması, katılımcıların gruplandırılması veya ayrı bir grup karşılama masası oluşturulması ciddi zaman kazandırabilir.

Rooming list sadece isim listesi değildir

Rooming list, grup konaklamasında otelle paylaşılan en kritik dokümanlardan biridir. Listede genellikle şu bilgiler bulunur:

• Katılımcı adı

• Giriş tarihi

• Çıkış tarihi

• Oda tipi

• Single/double kullanım

• Oda paylaşım bilgisi

• Özel talepler

Buradaki önemli nokta, son versiyonun gerçekten otel tarafından kullanıldığından emin olmaktır.  Örneğin son dakika oda değişikliği yapılmış ancak resepsiyon eski listeyle çalışıyorsa sorun doğrudan misafirin karşısına çıkar.

Social Events'in konaklama planlamasında bu nedenle oda rezervasyonunu tamamlamakla süreç bitmez; konaklama bilgileri etkinlik tarihine yaklaştıkça tekrar kontrol edilir ve diğer hizmetlerle eşleştirilir.

4. Etkinlik programını boşluk bırakmadan hazırlamak

Kağıt üzerinde dolu görünen program, her zaman iyi planlanmış program değildir.

Örneğin:

09.30 – Açılış
10.00 – Panel
10.45 – Kahve molası
11.00 – Sunum
12.00 – Öğle yemeği

şeklindeki bir akış ideal koşullarda çalışabilir. Ancak açılış 8 dakika uzarsa panel geç başlar. Panel de birkaç dakika uzadığında kahve molası kısalır. Katılımcıların salona dönüşü gecikir ve öğle yemeğine kadar bütün akış kayabilir. Bu nedenle etkinlik planlamasında yalnızca konuşma ve sunum süreleri değil, insanlar ve ekipmanlar arasındaki geçişler de hesaba katılmalıdır.

Zaman tamponu gerektiren başlıca noktalar şunlardır:

• Konuşmacı değişimleri

• Sahne düzeni değişiklikleri

• Salon geçişleri

• Kahve molaları

• Grup fotoğrafı

• Yemek alanına geçiş

• Katılımcıların araçlara yönlendirilmesi

• Teknik ekipman değişimleri

• Otelden etkinlik alanına hareket

Katılımcı programı ile saha programı farklı olmalıdır

Katılımcı programında 19.00 - Akşam yemeği için hareket yazabilir. Ancak saha planında bundan önce yapılması gereken başka adımlar vardır:

18.30 – Araçların kontrolü
18.35 – Sürücülerle iletişim
18.40 – Araçların hareket noktasına alınması
18.45 – Katılımcı listelerinin saha ekibine dağıtılması
18.50 – Misafirlerin yönlendirilmesine başlanması
19.00 – Hareket

Bu fark önemlidir. Etkinliğin görünen programı, arka plandaki çalışma planından daha sade olmalıdır.

5. Teknik provayı yalnızca mikrofon ve ekran kontrolü sanmak

Teknik hazırlık, cihazların açılıp açılmadığını kontrol etmekten daha geniş bir süreçtir. Kurumsal toplantılarda aşağıdaki unsurlar etkinlik başlamadan önce kontrol edilmelidir:

• Ana sunum bilgisayarı

• Yedek bilgisayar

• Sunum dosyalarının formatı

• Kullanılan fontlar

• Video ve ses dosyaları

• HDMI ve diğer bağlantı adaptörleri

• Yaka mikrofonları

• El mikrofonları

• Yedek mikrofon

• Clicker

• LED ekran veya projeksiyon

• Sahne monitörleri

• İnternet bağlantısı

• Işık düzeni

• Konuşmacı sırası

• Sahne giriş ve çıkışları

Özellikle çok konuşmacılı toplantılarda herkesin kendi bilgisayarını kullanması teknik riski artırabilir. Bir sunumda kullanılan fontun ana bilgisayarda bulunmaması, videonun kodek nedeniyle açılmaması veya MacBook için gerekli adaptörün olmaması gibi küçük detaylar programın akışını bozabilir.

Sunumları neden önceden toplamak gerekir?

Mümkün olduğunda konuşmacı sunumlarının merkezi bir cihazda toplanması ve önceden açılması daha güvenlidir.

Kontrol edilmesi gerekenler arasında:

• Slaytların doğru görüntülenmesi

• Videoların çalışması

• Ses seviyeleri

• Animasyonlar

• Fontlar

• Ekran oranı

• Sunum sırası

yer alır.

Bu işlem, sunum başlamadan birkaç saniye önce USB bellek takıp dosya arama ihtiyacını azaltır.

Teknik prova aynı zamanda sahne provasıdır

İyi bir teknik akışta şu soruların cevabı önceden bellidir:

• Konuşmacıyı sahneye kim yönlendirecek?

• Mikrofon nereden teslim edilecek?

• Sunumu kim başlatacak?

• Video hangi anda oynatılacak?

• Konuşmacı bitirdiğinde ekranda ne gösterilecek?

• Sonraki konuşmacı nerede bekleyecek?

• Oturum uzarsa kim süre bilgisini iletecek?

Katılımcının gördüğü birkaç saniyelik akıcı geçiş, aslında sahne arkasındaki detaylı hazırlığın sonucudur.

6. Özel talepleri yalnızca “not” olarak kaydetmek

Katılımcının özel talebini listeye yazmak yeterli değildir. Talebin hangi hizmetleri etkilediğinin de belirlenmesi gerekir. Örneğin tekerlekli sandalye kullanan bir katılımcı için tek bir kayıt, aynı anda şu süreçleri etkileyebilir:

• Transfer aracının tipi

• Otelin erişilebilir oda seçimi

• Toplantı salonuna ulaşım güzergâhı

• Masa düzeni

• Yemek alanındaki oturma planı

Aynı durum beslenme taleplerinde de geçerlidir. Şu bilgilerin etkinlik öncesinde toplanması faydalıdır:

• Gıda alerjileri

• Vegan veya vejetaryen beslenme

• Glutensiz menü ihtiyacı

• Bebek koltuğu

• Büyük veya özel bagaj

• Erişilebilir oda

• VIP karşılama

• Özel transfer

Örneğin bir katılımcının fındık alerjisi olduğu kayıt altına alınmış ancak bilgi yalnızca kayıt ekibinin dosyasında kalmışsa süreç doğru yönetilmiş sayılmaz. Bilginin catering tarafına ulaşması ve hangi katılımcıya özel servis yapılacağının belirlenmesi gerekir. Bu tür detaylarda temel kural basittir: Bir bilgi hangi ekibin kararını etkiliyorsa o ekip o bilgiyi zamanında görmelidir.

7. Plan B'yi yalnızca büyük krizler için düşünmek

Yedek plan yalnızca açık hava etkinliğinde yağmur yağarsa kullanılacak salon anlamına gelmez. Kurumsal etkinliklerde alternatif senaryolar, günlük akışı etkileyebilecek daha küçük riskler için de hazırlanmalıdır.

Örneğin:

• Konuşmacının uçuşu gecikirse

• Transfer aracı arızalanırsa

• Trafik nedeniyle grup gecikirse

• Sunum bilgisayarı açılmazsa

• İnternet bağlantısı kesilirse

• Katılımcı sayısı beklenenden fazla olursa

• Bir oturum planlanandan uzun sürerse

• Otelde oda teslimi gecikirse

ne yapılacağı önceden düşünülmelidir.

Her risk için aynı seviyede hazırlık gerekir mi?

Hayır. Burada mantıklı yöntem, riskleri iki açıdan değerlendirmektir. Gerçekleşme ihtimali ne kadar yüksek?, Gerçekleşirse etkinliği ne kadar etkiler? Örneğin kapalı salondaki bir toplantı için yağmur düşük etkili olabilir. Ancak açık hava gala yemeğinde yağmur, etkinliğin tamamını etkileyebilecek bir risktir. Benzer şekilde ana konuşmacının şehir dışından aynı sabah uçuşla geleceği programda uçuş gecikmesi yüksek etkili bir senaryo haline gelir. Bu durumda önceden şu seçenekler belirlenebilir:

• Bir sonraki oturum öne alınabilir mi?

• Konuşmacının oturumu başka saate kaydırılabilir mi?

• Çevrim içi bağlantı mümkün mü?

• Teknik ekip buna hazır mı?

• Değişiklik katılımcılara nasıl duyurulacak?

• Catering ve transfer saatleri değişiklikten etkileniyor mu?

Social Events gibi toplantı, konaklama, transfer ve seyahat adımlarını birlikte yöneten yapılarda bu senaryoların birbirinden bağımsız değerlendirilmemesi önemlidir. Bir uçuş gecikmesinin yalnızca transferi değil, toplantı akışını ve konaklama saatlerini de değiştirebileceği baştan hesaba katılmalıdır.

Katılımcı memnuniyetini yükselten asıl unsur nedir?

Katılımcı çoğu zaman arka plandaki hazırlığı görmez. Transfer aracının neden zamanında geldiğini bilmez. Odasının neden hazır olduğunu düşünmez. Sunum dosyasının daha önce test edildiğini fark etmez. Konuşmacı geciktiğinde program sırasının arka planda değiştirildiğinden haberi olmayabilir. Bunların hiçbiri dikkat çekmez. Ta ki yanlış gidene kadar. Bu nedenle katılımcı deneyimi, çoğu zaman tek bir büyük hizmetten değil, onlarca küçük temas noktasının doğru çalışmasından oluşur. İyi yönetilen bir şirket etkinliğinde katılımcı:

• Nereye gideceğini bilir.

• Havalimanında gereksiz yere beklemez.

• Doğru araca yönlendirilir.

• Otel girişinde uzun süre işlem beklemez.

• Program hakkında güncel bilgiye ulaşır.

• Teknik aksaklıklar nedeniyle uzun aralar yaşamaz.

• Özel taleplerini tekrar tekrar anlatmak zorunda kalmaz.

• Dönüş transferinin ne zaman ve nereden yapılacağını bilir.

Bu deneyimin oluşması için transfer, konaklama, teknik ekip, otel, catering ve saha çalışanlarının birbirinden habersiz ilerlememesi gerekir. Başarılı etkinlik yönetimi, tam olarak bu bağlantıların doğru kurulmasıdır. Social Events olarak şirket toplantıları ve incentive organizasyonlarında yaklaşımımız; yalnızca hizmetleri ayrı ayrı sunmak değil, katılımcının etkinlik boyunca yaşayacağı süreci bütün olarak planlamaktır. Çünkü profesyonel bir şirket etkinliğinin kalitesi yalnızca sahnede görülmez. Havalimanında, otel resepsiyonunda, toplantı salonunun kapısında ve katılımcının fark etmeden geçtiği her detayda kendini gösterir.